Column Theo van der Werff: heeft u wel een goede back-up van uw bestanden?

GRONINGEN

In mijn accountantspraktijk kom ik wel een paar keer per jaar tegen dat een klant plotseling al zijn of haar bestanden kwijt is.

Bij iedere rapportbespreking stellen wij dan ook de vraag: hoe heeft u de back-up procedure geregeld? Dan horen wij vaak: ja, we hebben een back-up gemaakt en die ligt hier in de kast. Maar bij, bijvoorbeeld, een brand ben je dan alles kwijt en weg zijn de bestanden. Datzelfde gevaar loop je ook als er ingebroken wordt en de inbrekers nemen de computer mee en ook de back-up uit de kast.

Dit is te voorkomen als je een back-up buiten het bedrijf bewaart. Dus als je hem mee naar huis neemt of bij een derde opbergt, in het geval dat je privé bij de zaak woont.

Heel vaak horen we ook: we hebben een crash maar we hebben gelukkig een back-up. En dan blijkt vervolgens dat er nooit gecontroleerd is of de back-up ook terug te lezen is. En dan denk je ondertussen dat je het goed geregeld hebt! Ook blijkt vaak dat we, als wij daarnaar vragen, te horen krijgen dat de back-up van de administratie prima geregeld is. Maar als ik vraag of dat ook geldt voor andere belangrijke zaken zoals bijvoorbeeld de bouwtekeningen of het bestek, kijkt de ondernemer mij aan. Opeens realiseert die zich dat dit niet goed geregeld is. Gelukkig volgen er dan passende maatregelen.

Het maken van een back-up kan ook op afstand. Dan hoef je zelf niets meer te doen, het wordt voor je geregeld. De kosten vallen in het niet vergeleken met de schade als het niet goed geregeld is en je op een andere manier moet proberen de data boven water te krijgen. En dan de gegevens op onze mobiele telefoon. Hoe heb je die opgeslagen? En kan je daar zo weer aankomen als je telefoon gestolen is? Ik hoop het want 80% van de gebruikers van mobiel internet heeft de smartphone niet beveiligd. Dus naast de toestand dat je alles kwijt bent, kan je ook nog mogelijk gechanteerd worden met foto’s die van jou niet naar derden hoeven.

Bekijk dus je situatie zakelijk en privé heel goed en neem passende maatregelen.

Theo van der Werff is Groninger ondernemer en accountant.