Column Theo van der Werff: ‘Iedereen klaagt over de administratieve last’

GRONINGEN

Afgelopen zondag vierde mijn dochter haar verjaardag. Dat was weer perfect georganiseerd, leuk om te zien hoe de neefjes en nichtjes zich met elkaar vermaken.

Ook zie je dan opeens aardige dingen, zoals dat één nichtje muzikaal is en een kleindochter mee wil doen en ook nog de aandacht krijgt. De mede-opa van onze kleinkinderen heeft problemen met zijn stembanden. Als je, zoals in zijn geval, je werk altijd hebt gebaseerd op praten en mondeling adviseren, dan is dat heel gek, vooral voor hem maar ook voor mij. Want ik weet niet beter dan dat hij wat leuks te vertellen heeft. Gelukkig is dat maar tijdelijk en bij de volgende verjaardag zal hij weer helemaal aanwezig zijn.

Vervolgens raak ik aan de praat met een manager in de zorg. Ik weet dat zij stoeien met budgetten en overschrijdingen en de administratieve lasten daarvan en dat zoiets een heel gedoe is en dat zij vinden dat zoiets de kwaliteit in de zorg in gevaar brengt. Omdat ik niets kan zeggen over de overschrijdingen en de budgetten - want dan moet ik ze zien om te kunnen oordelen of ze realistisch zijn - ben ik daar maar niet over gaan praten. En kregen we een gesprek over de administratieve lasten en hoe vervelend dat is en dat de registratie van de uren en de bijbehorende werkzaamheden onbelangrijk gevonden worden omdat de zorg prioriteit nummer één is. De zorg is natuurlijk waar het om gaat, laat dat duidelijk zijn.

Maar die zorg kan alleen goed gegeven worden als relevante informatie vastgelegd wordt, zodat als het nodig is een derde direct met de patiënt verder kan en efficiënt zijn werk kan doen. Het is toch perfect dat je, als je het dossier van de klant opent in de computer, precies weet wat er speelt en dat je dat niet meer in patiëntenschriftjes op moet zoeken, die vaak (alleen al door onleesbaar handschrift) slechts toegankelijk zijn voor degene die met dat schriftje werkt. Dus die vastlegging is super maar kost tijd, mits er niet in vastgelegd wordt wat niet relevant voor de zorg is maar alleen voor de leidinggevenden, de voor zichzelf werk creërende managers.

Toen bleek uit het verhaal van de manager ook dat het moeilijk gevonden werd om goed uren en verrichtingen te schrijven. Ik gaf aan dat dat in ons vak geen probleem is omdat onze mensen weten dat als zij niets opschrijven de toko gesloten kan worden. Dus ik heb hem aangegeven om zijn mensen te leren uren te schrijven en duidelijk te maken dat ze, als ze salaris willen, dit dan ook goed moeten registreren. Want anders houdt hun werk op. En dat kan ook niet de bedoeling zijn.

Ik schat in dat zijn managementkwaliteiten zo zijn dat hij dit alles bij de medewerkers tussen de oren krijgt.

Theo van der Werff is Groninger ondernemer en accountant.